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¿Qué elementos intervienen en el outsourcing de TI?

por Avantika  4/01/18 15:34

Implementar outsourcing de TI supone grandes beneficios, pero a la vez riesgos y desafíos al negociar y gestionar las relaciones. Conoce todos los factores que intervienen para garantizar el éxito de esta iniciativa, así como sus contrapartes.

¿Qué es el outsourcing?

Es una práctica comercial en la que las funciones se transfieren a un tercero. En TI, esta iniciativa puede involucrar una gama de operaciones, desde la totalidad de la función de TI, hasta componentes específicos como copias de seguridad, servicios de red, desarrollo de software, etc.

Las empresas pueden optar por subcontratar los servicios de TI dentro de su propio país o en el extranjero. Este último procedimiento se llama offshoring y también se lleva a cabo con el afán de reducir costos.

 

Servicios de outsourcing

Mientras que la mayoría de los procesos de outsourcing implica la ejecución de procesos estandarizados, hay procesos de conocimiento que involucran operaciones que demandan investigación avanzada y habilidades técnicas y de toma de decisiones.

En el caso del outsourcing de TI, éste recae completamente bajo el dominio del CIO, que posee sus habilidades en los procesos de negocio y a menudo subcontrata conocimientos de sistemas de TI y soporte técnico empresarial.

Por otro lado, la transformación digital ha propiciado un nuevo comportamiento en el que las empresas adoptan nuevas tecnologías de desarrollo e infraestructura, por lo que en muchos casos las áreas de TI se vuelven innecesarias. Es por ello que los proveedores de TI buscan ofrecer espectros cada vez más completos de servicios de alto nivel.

 

Outsourcing de funciones de TI

El outsourcing de TI puede incluir gestión de infraestructura, help desk, centro de datos, servicios de red y operaciones de seguridad, así como la capacidad de incluir el desarrollo de nuevas aplicaciones, mantenimiento de sistemas heredados, control de calidad e implementación y gestión de software.

Hoy en día no se puede dejar de lado el outsourcing de servicios en la nube, como respaldo, software, infraestructura. Todos estos servicios se ofrecen cada vez más por proveedores tradicionales y globales.

 

Los desafíos del outsourcing

El outsourcing de TI trae consigo varios beneficios y si se implementa adecuadamente es una gran opción. Sin embargo, como todo cambio, el proceso es complejo. El problema radica en el conflicto de intereses entre proveedor y cliente. Para que esto no ocurra, debe gestionarse desde el principio una negociación conveniente para ambas partes.

Otro caso que produce fallas es la prisa del cliente para obtener beneficios. Si buscan reducción rápida de costos en lugar de una inversión a largo plazo, diseñada para mejorar las capacidades, expandirse y escalar, así como aumentar la agilidad, la rentabilidad y la ventaja competitiva, probablemente resulte un camino frustrante.  

 

Acuerdo cliente-proveedor

Un acuerdo entre un cliente y su proveedor de servicios de TI especifica qué servicios brindará el mismo y cómo será medido y monitoreado el desempeño.

Un acuerdo proporcionará orden y evitará problemas en la ejecución de los servicios. Sin embargo, para que haya éxito en el outsourcing de TI, intervienen distintas herramientas además del acuerdo.

Entender claramente lo que se busca obtener de la relación y mantener ese enfoque es tarea del cliente. Para lograr un equilibrio en los beneficios para ambas partes se requiere negociación, priorizando los asuntos importantes para el mismo.

 

Selección del proveedor de servicios

Para que una empresa pueda obtener lo que busca en el outsourcing de TI es necesario expresarlo. Antes de buscar cualquier proveedor, debe delimitar sus objetivos, para que el mismo pueda proveer las mejores ideas, basado en sus propias capacidades y fortalezas.

 

La transición hacia el outsourcing

Debemos tomar en cuenta que todo cambio conlleva un proceso de transición. En este caso, durante dicho procedimiento, el proveedor se da a la tarea de conocer la empresa y ubicar sus fortalezas, sus debilidades, sus expectativas y su cultura organizacional, así como sus capacidades y los procesos existentes. En este periodo también se busca integrar a ambos equipos.

Puede suceder que el equipo local se pregunte por qué los servicios no están mejorando, por qué el ROI no se ve reflejado automáticamente, mientras que el staff de TI trata de buscar un equilibrio para que todo funcione bien, dentro de lo posible. 

A menudo el CIO busca ayuda sobre cómo lidiar con este problema. Lo mejor es anticiparse a él, saber desde el principio que la transición será difícil, gestionar las expectativas empresariales y establecer planes de acción y herramientas para que la empresa supere la brecha.

 

Gobierno de TI

Para obtener un buen resultado se requiere una relación altamente colaborativa basada en la administración efectiva de contratos, así como en la confianza. Si no existe dicha confianza, los aspectos positivos se verán degradados, aumentando los conflictos y evitando que los proyectos lleguen a consumarse.

El Gobierno de TI consiste en precisamente alinear las TI con las estrategias de una empresa. Toma las metas y los objetivos de todos los departamentos de una organización y proporciona el mejor uso de la tecnología para lograrlos. Es un factor individual importante para determinar el éxito en un acuerdo de outsourcing de TI. Sin él, los derechos cuidadosamente negociados y documentados en un contrato corren el riesgo de no ser aplicados.

 

Repatriación de los servicios de TI

Repatriar o devolver el control de TI a la empresa cuando el outsourcing de TI no funcionó o porque el entorno empresarial o la industria cambiaron, siempre es una opción. Sin embargo, deshacerse de esta implementación conlleva a otra transición difícil, por lo que lo más conveniente es renegociar y reorganizar los contratos y relaciones para que se adapte a las necesidades actuales.

Una adecuada implementación de outsourcing de TI siempre tendrá como prioridad lograr tus metas y objetivos. En Avantika queremos que veas a este complejo proceso como una inversión a largo plazo que te conviene. Conócenos, estaremos contigo durante todo el proceso.

¿Por qué no estás recurriendo al outsourcing de TI? >